Elaboração de um Orçamento Base Zero

Após alguns anos realizando um orçamento tradicional, muitas vezes a alta liderança identifica que a cultura de acompanhamento de limites de gastos e metas de receita já está disseminada na organização, entretanto, a assertividade ainda é um dos pontos a desenvolver.

 

Mais que isso, os líderes tem o consenso que precisam buscar ferramentas mais robustas para conseguir suportar a realização de um processo orçamentário com maior nível de análise.

 

É nesse momento que as empresas procuram a Value Bridge solicitando para um auxílio na implantação de uma melhoria em seu processo de orçamento tradicional. Temos algumas metodologias em nossa base de conhecimento, mas tipicamente um projeto deste tipo tem os seguintes passos:

 

  • PREPARAÇÃO
    • Análise histórica: analisamos os últimos anos do orçamento para identificar sazonalidade, principais áreas, principais gastos e também a adequação destes gastos com a estratégia
    • Análise de mercado: nesta etapa consolidamos informações de mercado relevantes para uma boa análise dos gastos
    • Agrupamento de centros de custo em “pacotes”: além de refinarmos o plano de contas e a estrutura de centros de custo, agrupamos os centros de custo em “pacotes”, ou seja, colocamos um mesmo tipo de gasto em um bloco único. Por exemplo: telefonia. Neste exemplo, uma pessoa será o dono “matricial” de todas as despesas de telefone. E, mensalmente, ele com os gestores das áreas, analisarão os desvios nas contas de telefone da companhia. Por isso a denominação “matricial”, conforme exemplificado na figura a seguir.

   

 

    • Elaboração de carta diretriz: assim como no orçamento tradicional, este documento é um guia detalhado para a elaboração do orçamento. Além das informações anteriores neste caso existe um detalhamento muito maior de como as despesas devem ser orçadas. Por exemplo, viagens de avião, estadias em hotel já tem um valor pré-definido, possibilitando um controle ainda maior dos gastos. É aqui um dos diferenciais que conseguimos aportar no processo orçamentário das empresas. Como exemplo, resumo de diretrizes para orçamento de CONDUÇÃO, ESTACIONAMENTO e PEDÁGIO. Clique na figura abaixo para expandir a visualização:

  • ELABORAÇÃO (ORÇAMENTO BASE ZERO)
    • Nesta etapa são preenchidas as memórias de cálculo de todas as contas de forma a se ter:
      • Informações de quantidade de cada uma das ocorrências de despesas
      • Informações de drivers de produtividade. Este outro diferencial de nossa metodologia faz com que as pessoas pensem em drivers de produtividade e comparem com nossos benchmarks.
    • O orçamento se chama “base zero” porque todos os anos as pessoas orçam todas as despesas novamente e considerando a quantidade de vezes que cada evento será realizado. Este modelo foi o difundido pela Ab-Inbev e é o mais conhecido.

 

  • ELABORAÇÃO (ORÇAMENTO BASE ZERO PRIORIZADO PELA ESTRATÉGIA)
    • Quando a empresa deseja ser ainda estruturada na elaboração de seu orçamento, ela pode optar por fazer um OBZ priorizado pela estratégia. Além de usar tudo que já foi discutido até agora, este tipo de orçamento tem 2 passos adicionais:
      • Segmentação das despesas em “incrementos”, que são blocos de despesas relacionados à um “entregável” claro. O incremento mais importante é colocado como “limiar” e fica na parte inferior da torre. Na sequencia, os outros incrementos vão sendo acrescentados em forma de torre sendo os mais estratégicos mais perto da base da torre e os menos estratégicos mais longe da base, como exemplificado a seguir

 

Na sequência, os incrementos de todas as áreas são agrupados conforme estratégia, sendo os mais relevantes também na base da torre, conforme visualizado a seguir:

 

  • TOMADA DE DECISÃO

A tomada de decisão neste momento é muito parecida entre o “orçamento tradicional” e o “base zero”. Verifica-se o resultado final e analisa-se a necessidade de se cortar alguma despesa. Normalmente acaba-se fazendo um corte % linear entre todas as despesas, o que para áreas mais enxutas pode penalizar mais do que o necessário e áreas com mais recursos fazem isso de forma mais tranquila.

E essa é a principal vantagem do Orçamento Base Zero Priorizado pela estratégia. Nele, é possível verificar a variação de EBITDA considerando estratégia por estratégia, o que facilita definir qual o patamar de gastos que se precisa ter para obter o EBITDA desejado, bem como quais atividades devem deixar de ser feita para isso.

A figura a seguir mostra de uma maneira simples essa análise

 

Se quiser conhecer mais as metodologias de orçamento da Value Bridge, nossos cases de sucesso ou então entender como podemos ajudar a melhorar o seu processo, convide-nos para um café.

Teremos muito prazer em poder discutir um pouco sobre como aperfeiçoar a cultura de desempenho na sua empresa.

Se quiser tirar alguma dúvida ou relatar a sua experiência com o assunto, pode fazer um comentário aqui mesmo neste post ou então envie um e-mail para contato@vbcp.com.br.

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